הזמנה מעוצבת. המגע הראשון של המוזמנים עם האירוע מתרחש זמן רב לפני שהוא מתחיל, בהזמנה. רצוי להשקיע כמה שקלים בעיצוב איכותי ומקצועי להזמנה, בין אם מדובר בהזמנה פיזית (פלאייר) או בהזמנת אינטרנט. הזמנה עם מדע יש של מעצב מעוררת תאבון וציפיה הרבה יותר מסתם מסמך שהכנתם ב-WORD.
הודעה מראש. כדי שמסיבה תצליח חשוב להודיע למוזמנים לפחות שבועיים מראש, ולבצע תזכורות אישיות יום לפני האירוע. למרות מהפיכת האינטרנט – מיילים, פייסבוק, ואסאמאסים – עדיין אין כמו שיחת טלפון אישית לעודד הגעה.
גודל. התאימו את הלוקיישן לגודל המסיבה וכמות המוזמנים. אם ההגעה איננה חובה יש להניח שיגיעו בין חצי ל-2/3 מהמוזמנים. צפיפות מוגזמת לא תתקבל בברכה אבל מאידך מקום גדול מדי יראה ריק ועגום גם אם כל שאר האלמנטים עובדים פיקס.
עיצוב. כל חלל שתבחרו לקיים בו את המסיבה, יש לדרוש להתאים ולעצב בהתאם לתכנים של האירוע. לפעמים יתאימו פרחים, לפעמים נרות, לפעמים וילונות, לפעמים אלמנטים אור קוליים מתוחכמים. העיקר שהאורחים ירגישו במגע אישי וספציפי – רושם ראשוני כזה משנה את כל האווירה.
מקצועיות. גם במחיר של תוספת בתשלום, אל תסגרו עם מקום שלא מנוסה בארועים עסקיים. מועדון שמתמחה בבר מצוות או להבדיל במסיבות טראנס, מורגל לרמת טיפול שונה ממועדון שמפיק ארועים עסקיים. הדבר יבוא לביטוי לא רק בטיפול שתקבלו בזמן הפקת האירוע אלא גם באיכות הצוות שבו יתקלו המוזמנים שלכם בזמן המסיבה.
בטחון. במדינה כמו שלנו, כדאי להרגיש בטוחים, וחשוב מאוד שהאורחים ירגישו כך. מומלץ לסגור רק עם מועדון או אולם בעלי רשיון מתאים מהמשטרה, מכבי האש וכיו"ב. חשוב שיקדם את פני האורחים בכניסה מאבטח מקצועי חמוש – ולא לשכוח לדרוש שהוא יהיה לבוש באופן אלגנטי, ידבר עברית, ויבחין בין מוזמן לאירוע ובין עובר אורח.
מוזיקה. בארוע עסקי יש לשמור על רמה גבוהה של די ג'יי מנוסה ולא לקחת צ'אנסים. הפנים של האירוע הם גם הפנים של הלקוח ודי ג'יי חלטוריסט מורגש בכל מהלך. נסו להנחות את הדי ג'יי בקווים כללים אך בעיקר מומלץ ללכת על מישהו עם המלצות ולתת לו לנהל את העניינים – די ג'יי מנוסה שעובד בתחום לא ירשה לעצמו להעביר אירוע חלש, 90% מהעבודה שלו נובעת מהמלצות בעקבות ארועים כמו הארוע שלכם.
אוכל. קשה להפתיע בקייטרינג. קשה אבל אפשרי, ומומלץ לנסות. כולנו מוזמנים לחתונות, ומורגלים בקייטרינג "ארועים" – כדי שהארוע שלכם יחקק בזכרון המוזמנים, כדאי ללכת על קונספט ייחודי. מועדון מנוסה יוכל להמליץ לכם על רעיונות ייחודיים, כגון מסיבת סושי ובה שפים בלבוש אותנטי מכינים סושי במקום; מסיבה איטלקית בה הצוות לבוש בסגנון טרטוריה אותנטית; וכו' וכו'.
תוכן. מומלץ – אם התקציב מאפשר זאת – לשבץ בארוע תוכן תרבותי – מוזיקה, בידור וכיו"ב. אם התקציב לא מאפשר, ניתן לנסות ולגייס מבעוד מועד תוכן בידורי מעולמם של המוזמנים – מצגת/סרט שהם הכינו; משחקי חברה וכיו"ב. גם אם אין לכם תקציב להופעה של צביקה פיק, לפעמים מנחה ערב מקצועי שיעלה סכום צנוע, יכול להחזיק את הקהל ולייצר מסגרת מוצלחת לערב.
אורך. ארוע מוצלח יימשך כחמש שעות ויבנה בצורה מתפתחת כאשר שווה להקדיש כשעה וחצי לקבלת פנים ונשנושים, עוד שעה וחצי לתוכן (נאומים, תוכנית אמנותית, אוכל) ואז ועד הסגירה – ריקודים אשר באופן טבעי ישלחו הביתה חלק מהקהל אבל יאפשרו לבליינים הכבדים יותר להשתולל.